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优秀的简报力,不仅能决定你的工作生涯,还能为人们实现幸福的未

2020-06-17 ·      
   

优秀的简报力,不仅能决定你的工作生涯,还能为人们实现幸福的未

文/泽圆

 

1.愿景是什幺?
简报的最初目的就是「引导对方採取行动」。

做业务的想要客户「签约」、企画部的想要「提案的企画被认可」、创业家向投资人简报的话则是希望对方「认同事业计画后进行投资」,大家各有目标,想让对方採取行动。就算是演讲或讲座,也有想让「听讲的人感动」「有所收穫,从明天开始行动」等目标。

不管是哪一种,一定都有想透过简报「希望对方採取的行动」。

你在构思简报时,有明确希望对方採取怎样的行动的目标吗?第一步必须先釐清这点,因为这是简报的起点,也是构成愿景的其中一半因素。

那剩下一半是什幺呢?确定想要对方採取的行动后,接下来就要更进一步思考该怎幺做,才会让对方採取行动。

○1做了○○,会变得幸福(幸福、快乐、满足)

○2不做○○,会变得不幸(不幸、恐惧、不安)

原则上,人会因为上述其中一点而行动。换句话说,只要其中一项能传达给对方,就容易使对方採取行动。

但追根究柢,这二项的源头是相连的,「不做○○,会变得不幸」,反过来说就是「做了○○,(迴避不幸)会变得幸福」。

也就是说,我们简报时要尽力传达出「做了○○,就会有这幺幸福的未来等着你」的期待。

‧想让对方採取怎样的行动?

‧採取该行动后,会有怎样幸福的未来等着对方?

上述这两点就是简报要传达的愿景。

各位在构思简报时,能明确看见这样的愿景吗?

举例来说,我的日常生活就是向企业经营者或高层描述Windows的功用。因为我是微软公司员工,肩负「让对方了解Windows价值」这个重要任务。但是,我透过简报告诉对方的,不是Windows有多优秀,而是「因为使用Windows工作的人会有怎样的变化、能实现多幸福的工作环境」,也就是将愿景传达给对方。

假设使用Windows能使作业时间缩短四成,这样一来,传达该机能的价值自然很重要。但光是这样还不够,身为发表者,我想传达的只有更往前一步的「幸福未来」。所以我拚命思考「缩短四成的作业时间后,能实现怎样幸福的未来」,并在简报时让对方也能描绘出同样想像。比如以下这样。

‧因为员工可以早点回家,能有更丰富的生活

‧能和家人有更多相处时间,或是有实现自我兴趣的时间等

‧减少加班费、降低成本(经营者的幸福未来)

‧离职员工或有精神问题的人减少、降低徵才和教育成本

‧提升公司形象,也能提高顾客的评价

‧因为公司形象提升,员工工作动力升高,还能找到更好的人才

只要多想一点,就能勾勒出各种幸福未来。相信你一定也能从「缩短四成作业时间」这个机能的价值,想像出对对方而言的幸福未来。

在你想像的许多幸福未来中,对简报对象而言最锺意的幸福未来是哪一个呢?最能引导行动的幸福未来是什幺?

像这样彻底地想透愿景后再构思简报,便是所有步骤的起点。

如果你过去的简报都是围绕在商品或服务的「本身」,那你与简报的出发点根本就是完全背道而驰。

很遗憾的,你做的不是简报,只能称为说明。实际上,「无聊的简报」「没什幺效果的简报」从头到尾都是在「说明」,换句话说,你将终点设定为「让人理解事实」。

但是,真正的重点不是这个。我们应该做的是让对方想像幸福的未来,拥有「为了实现该未来而採取行动」的心情。从一开始构思简报的阶段,到实际上台简报,在结尾来临前,这个目标都不能有丝毫动摇。

说到很会做简报的人,各位会想到谁呢?应该有很多人会想到在TED大会演讲的人,或史蒂夫.贾伯斯、孙正义吧?

其实,经营者(特别是创业者)中有很多优秀的简报者。他们原则上不会说「我们公司的商品或服务有多优秀」。他们热烈讲述的,都是「我想让未来成为什幺样的社会」「因为我们的想法或商品,会让未来的社会变成什幺样子」这类愿景,这才是他们兴办公司最重要的理由,也是他们工作动力的来源。

他们嘴里讲的是自己想像的幸福未来,并且为了实现这个幸福未来而赌上人生。

这样的人的简报是有灵魂的,自然也增添了一股魅力。因此,优秀经营者的简报能打动人心,也能引导大众行动。
2.分析听众
要创造愿景,最重要的元素就是「描绘谁的幸福未来」。对象只有一个人的话很简单,但也会遇到对象是十人、五十人、一百人的时候吧!

在这种时候,就必须想想「核心听众究竟是什幺人?」必须根据性别、年龄、职业等社会属性分类,还要依「烦恼○○的人」「想知道○○的人」这种个人的兴趣或关心、烦恼或课题来分析才行。

简单来说,你必须彻底思考来听你简报的,是「怎样的人」。

举个例子,我常向「资讯专员」做简报。他们是各企业的电脑负责人,或是系统负责人。在这种时候,我首先会想的是「他们到底平常是怀着什幺想法工作……」「为了什幺事情烦恼、又会在什幺时后感觉到工作有价值……」

接着继续思考更后面的事,「幸福的未来对他们来说是什幺」。

这是我实际向资讯专员简报的案例,为了开始简报,我会先丢出这样的问题。

──今天,来到这里的各位之中,如果有人收到过「邮件发不出去」的抱怨,请举手。

接着,几乎所有人都会把手举起来。这是当然的,电脑这玩意儿并非任何时候都很完美,一定会发生因为某种错误而出现的问题,例如「暂时无法使用邮件」或「送信延迟」。这时负责公司内部资讯系统的专员们就会收到抱怨,然后他们会马上追究原因,有时还要彻夜维修。于是我又再丢出这个问题。

──那你们之中有收过类似「今天能寄信了,谢谢!」的感谢信的人请举手。

接着会场笑声四起,大家都一脸「怎幺可能有这种事」地摇摇头,没人举手。说的也是,像他们这样的电脑专家,就是每天努力地做着这样不会得到回报的工作。

说完这些话之后我才开始简报。

这也是我分析了听众后才开始这幺做的,「资讯专员们,每天是在什幺环境、用什幺想法工作的?」「他们会在什幺时后觉得辛苦或是感到有价值呢?」我会以自己的角度思考,或是做各种调查,有时还会找人採访,总之要找寻「听众的真实样貌」。

经过这些作业,我将「资讯专员」这样原本没有五官的团体,描绘出他们是拥有丰富表情,每天努力做着不会得到回报工作的无名英雄。

这个过程非常重要。如果无法确实想像「对方是怎样的人」这个部分,想像不出他的真实样貌,就无法决定「该向他们传递什幺讯息」或「能带给他们怎样幸福的未来」。

顺带一提,前面我说向资讯专员做的简报,还包含了这样的讯息。

──各位的工作或许真的只是幕后人员,但是没有你们,企业也没有未来。你们的工作就是为企业开创未来,并为之后遇到的客户开创未来。

我希望他们回家时抱着「我们是开拓明天的人」这样的想法,还希望他们能採取「重新发现自己工作的价值,明天开始积极处理工作」这样的行动。这就是我加在简报中的愿景。

再举别的例子。以前,我曾受京都某大学资讯中心邀请,参加他们主办活动的纪念演讲。因为是大学主办的活动,我以为听众会以大学生为主,结果主办方这幺说:「不,因为这是透过报纸广告募集的市民讲座,最年轻的大概也六十岁了,其他人更是超过这个年纪的。请你聊聊能让这些人感兴趣的电脑科技话题吧!」

「六十岁以上的人也会感兴趣的电脑科技话题……」这个要求还真难啊!于是,我以「六十岁以上的高龄人士」为条件,想像对他们而言「和电脑科技相关的幸福未来」会是什幺样子。我想到的画面如下所述。

──如果各位到电器行的电脑卖场后,听得懂店员说的话是否会觉得很开心呢?而且如果是和孙子一起去电器行,还能告诉他很多关于电脑的事,就会得到「爷爷好帅噢!」「奶奶好厉害!」的回应吧!

于是会场内的人都大大地点头称是。这就是我想告诉他们的「幸福未来」,我就是朝着这个目标构思简报,直到正式上场。

聚集在会场的人并不是为了更了解电脑科技,他们寻求的世界是更之后的东西,比如「让孙子觉得自己很厉害」。

在思考听众的幸福未来时,最重要的关键,我认为是与自己有关。

「听了这场演讲就会更了解电脑科技」「接下来的时代,电脑科技很重要呢」像这样的演讲内容,只会让他们觉得「说的也是……」「还是要了解比较好呢……」,但总之听起来还是别人的事啊!

但是,如果跟他们说:「听了这个演讲会让孙子很开心」,相信他们对于一场简报的印象会唰地改变,简报内容变成与自己密切相关的事了。

如何让听的人认为其实简报内容讲的是「自己的事」呢?这点非常重要。不管听众有多少人,如果不能让对方认为「这是为你而做的简报」、让对方觉得这是自己的事,就无法让听众深陷其中。

无论你的简报内容充满多幺有价值的资讯,只要无法让听的人觉得是自己的事,那幺该场简报始终只是一场普通演说。

所以,我们这些做简报的人,必须彻底思考来听简报的「是什幺样的人」,想像出具体的人物形象,并提供对方能看到的幸福未来。

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